Bénéficiaire effectif : les cinq erreurs relevées en contrôle
Identification du bénéficiaire effectif : les cinq manquements les plus souvent relevés par les autorités de contrôle, et la méthode pour les éviter.
C’est le manquement le plus fréquemment relevé, tous secteurs confondus. Non parce que la règle serait obscure, mais parce qu’elle se heurte à des situations que la théorie décrit mal.
Voici les cinq erreurs que nous rencontrons le plus souvent en audit.
1. Confondre représentant légal et bénéficiaire effectif
L’erreur la plus répandue consiste à renseigner le gérant ou le président comme bénéficiaire effectif, sans autre analyse.
Le représentant légal n’est bénéficiaire effectif que s’il détient effectivement le capital ou le contrôle, ou bien à titre de solution de dernier recours lorsque aucune personne physique n’a pu être identifiée selon les critères de détention et de contrôle.
Cette solution de dernier recours est parfaitement admise. Mais elle suppose d’avoir mené la recherche et de l’avoir documentée. Un dossier où le gérant figure comme bénéficiaire effectif sans trace de recherche préalable est un dossier non conforme, même si la conclusion se révèle exacte.
2. S’arrêter au premier niveau de détention
Une société détenue à quatre-vingts pour cent par une autre société n’a pas pour bénéficiaire effectif cette société détentrice : une personne morale ne peut pas être bénéficiaire effectif.
Il faut remonter la chaîne jusqu’aux personnes physiques. Lorsque la chaîne comporte trois ou quatre niveaux, dont certains à l’étranger, l’exercice devient fastidieux, et c’est précisément là qu’il est le plus souvent abandonné.
Un conseil pratique : documentez la chaîne sous forme de schéma daté au dossier. Cela rend l’analyse vérifiable et évite d’avoir à la refaire à chaque actualisation.
3. Traiter le contrôle comme une simple question de pourcentage
Le seuil de vingt-cinq pour cent est un critère, pas le seul. Une personne peut exercer un contrôle par d’autres moyens : pacte d’associés, droits de vote multiples, pouvoir de nommer ou de révoquer les dirigeants, dépendance économique.
Une répartition très fragmentée du capital, où aucun associé n’atteint le seuil, doit conduire à examiner le contrôle effectif plutôt qu’à conclure trop vite à l’absence de bénéficiaire effectif identifiable.
4. Ne jamais actualiser
Le bénéficiaire effectif est vérifié à l’entrée en relation, puis oublié. Or les structures de détention évoluent : cessions, entrées d’investisseurs, restructurations, successions.
Un dossier ouvert en 2019 et jamais revu depuis présente une information probablement périmée. L’obligation de vigilance est continue, pas ponctuelle. La fréquence d’actualisation doit être définie dans vos procédures et calibrée sur le niveau de risque du client.
5. Se contenter du registre
Consulter le registre des bénéficiaires effectifs est une bonne pratique. Ce n’en est pas une preuve suffisante.
L’information du registre est déclarative et peut être inexacte ou obsolète. La réglementation impose de vérifier par des moyens appropriés et, lorsque des divergences apparaissent entre le registre et vos propres constatations, de les signaler.
Un dossier dont la seule pièce est une capture d’écran du registre est un dossier fragile.
La méthode qui tient en contrôle
Elle se résume à quatre gestes : reconstituer la chaîne de détention par écrit, examiner le contrôle et pas seulement les pourcentages, recueillir une pièce probante en plus du registre, et dater l’analyse pour pouvoir en justifier l’actualisation.
Ces quatre gestes prennent quinze minutes sur un dossier simple. Leur absence est ce que le contrôleur remarque en premier.
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