Bénéficiaire effectif : cinq erreurs à éviter
Bénéficiaire effectif : cinq erreurs courantes dans les dossiers de vigilance, la méthode pour les éviter et ce que change le règlement européen en 2027.
L’identification du bénéficiaire effectif est une obligation ancienne, dont la règle est connue. Elle se heurte pourtant à des situations que la théorie décrit mal, et les dossiers qui en résultent sont souvent plus fragiles qu’ils n’y paraissent.
Voici cinq erreurs courantes, et la manière de les éviter. Le droit français en vigueur sert de référence ; le règlement européen (UE) 2024/1624, applicable à partir du 10 juillet 2027, en modifie plusieurs points, signalés au fil du texte.
1. Confondre représentant légal et bénéficiaire effectif
Une première erreur consiste à renseigner le gérant ou le président comme bénéficiaire effectif, sans autre analyse.
En droit français, le bénéficiaire effectif est la personne physique qui détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exerce par tout autre moyen un pouvoir de contrôle sur la société. Le représentant légal ne l’est qu’à défaut, lorsque aucune personne physique n’a pu être identifiée selon ces critères.
Cette solution de repli est admise, mais elle suppose d’avoir mené la recherche et de l’avoir documentée. Un dossier où le gérant figure comme bénéficiaire effectif sans trace de recherche préalable ne permet pas de démontrer que l’obligation a été respectée, même si la conclusion se révèle exacte.
Le règlement européen durcit ce point. À partir de 2027, lorsque aucune personne physique n’est identifiée après que tous les moyens d’identification possibles ont été épuisés, l’entité assujettie consigne qu’aucun bénéficiaire effectif n’a été identifié, puis identifie l’ensemble des personnes qui occupent les postes les plus élevés de la hiérarchie de l’entité et vérifie leur identité. Le repli ne portera donc plus sur le seul représentant légal.
2. S’arrêter au premier niveau de détention
Une société détenue à quatre-vingts pour cent par une autre société n’a pas pour bénéficiaire effectif cette société détentrice : le bénéficiaire effectif est toujours une personne physique.
Il faut remonter la chaîne jusqu’aux personnes physiques. Lorsque la chaîne comporte trois ou quatre niveaux, dont certains à l’étranger, l’exercice devient fastidieux, et c’est précisément là qu’il risque d’être abandonné.
Le règlement européen précise la méthode : la participation indirecte se calcule en multipliant les pourcentages détenus à chaque niveau de la chaîne, puis en additionnant les résultats des différentes chaînes.
Un conseil pratique : documentez la chaîne sous forme de schéma daté au dossier. Cela rend l’analyse vérifiable et évite d’avoir à la refaire à chaque actualisation.
3. Traiter le contrôle comme une simple question de pourcentage
Le seuil de détention est un critère, pas le seul. Il s’écrit d’ailleurs différemment selon les textes : plus de 25 % en droit français aujourd’hui, au moins 25 % dans le règlement européen à partir de 2027.
Une personne peut exercer le contrôle par d’autres moyens. Le règlement européen en donne une liste : la majorité des droits de vote, y compris détenue de concert avec d’autres ; le droit de nommer ou de révoquer la majorité des dirigeants ; des droits de veto ou de décision ; le pouvoir de décider de la distribution des bénéfices. Selon la situation, s’y ajoutent les pactes d’associés et autres accords formels ou informels, les relations familiales et le recours à des prête-noms.
Une répartition très fragmentée du capital, où aucun associé n’atteint le seuil, doit donc conduire à examiner le contrôle effectif plutôt qu’à conclure trop vite à l’absence de bénéficiaire effectif identifiable.
4. Ne jamais actualiser
Le bénéficiaire effectif est vérifié à l’entrée en relation, puis oublié. Or les structures de détention évoluent : cessions, entrées d’investisseurs, restructurations, successions.
Un dossier ouvert en 2019 et jamais revu depuis présente une information probablement périmée. L’obligation de vigilance est continue, pas ponctuelle. La fréquence d’actualisation doit être définie dans vos procédures et calibrée sur le niveau de risque du client.
Le règlement européen fixe sur ce point des plafonds : à partir de 2027, les informations relatives au client devront être mises à jour au moins une fois par an pour les clients à risque élevé, et au moins tous les cinq ans pour les autres. Tout changement pertinent de la situation du client impose en outre une mise à jour sans attendre l’échéance.
5. Se contenter du registre
Le registre des bénéficiaires effectifs repose sur les déclarations des sociétés elles-mêmes. Son information peut être inexacte ou obsolète, et sa consultation ne suffit pas à établir l’identité du bénéficiaire effectif.
Le règlement européen l’énonce clairement : l’identité du bénéficiaire effectif se vérifie auprès du client ou d’autres sources fiables, et la consultation des registres centraux vient en complément de ces moyens, non à leur place.
Lorsque vos propres constatations divergent du registre, vous devez le signaler. En France, les professionnels assujettis signalent ces divergences au greffier du tribunal de commerce, par le portail que met à leur disposition Infogreffe. À partir de 2027, le règlement européen imposera de le faire dans un délai de quatorze jours calendaires à compter de leur détection.
Un dossier dont la seule pièce est une capture d’écran du registre est un dossier fragile.
La méthode qui tient en contrôle
Elle se résume à quatre gestes : reconstituer la chaîne de détention par écrit, examiner le contrôle et pas seulement les pourcentages, recueillir une pièce probante en plus du registre, et dater l’analyse pour pouvoir en justifier l’actualisation.
Sur un dossier simple, ces quatre gestes demandent peu de temps. Ce sont eux qui permettent de démontrer, devant une autorité de contrôle, que la recherche a été menée.
Sources
- Règlement (UE) 2024/1624 du 31 mai 2024, articles 22 (identification et vérification du bénéficiaire effectif), 24 (signalement des divergences), 26 (mise à jour des informations), 51 à 54 (propriété et contrôle) et 90 (application) : EUR-Lex
- Définition du bénéficiaire effectif en droit français : INPI, « Les bénéficiaires effectifs d’une société »
- Signalement des divergences au registre, Code monétaire et financier, article L561-47-1 : Infogreffe, portail de signalement des divergences
Cet article présente une analyse générale et ne constitue pas un conseil juridique. Vous souhaitez faire vérifier la solidité de vos dossiers de vigilance ? Parlons-en.